Deelnemerbeheer

Hoe beheren we de deelnemers? Hoe nodigen we uit?

Zichtbare activiteiten maken we aan in Eventbrite. Vanuit Eventbrite maken we tevens een Facebook evenement aan. De aanwezigheden registeren we tevens in Eventbrite.

Hoe de inschrijvingen afhandelen met Eventbrite?

  • Lees zeker de afspraken rond deelnamegelden op Financiën, hier wordt onder andere de deelnamegelden van onze activiteiten vastgelegd.

  • Vraag bij de inschrijvingen zeker volgende gegevens (klik op het vinkje 'aangepaste vragen tijdens het afrekenen):

    • voornaam

    • naam

    • mobiel nummer

    • leeftijd

    • postcode

    • aangepaste vraag (bij activiteit met eten): Heb je voedselallergiën, -intoleranties of -voorschriften waar we best rekening mee houden?

  • Als je publiceert, verschijnt het automatisch op onze website. ALs je een fb-event aanmaakt, kan je via de event page ook tickets verkopen. Lees hier hoe het moet: https://www.eventbrite.com/support/articles/en_US/How_To/how-to-publish-your-eventbrite-event-to-facebook-and-sell-tickets?lg=en_US

  • Stel best een gepersonaliseerde bevestiging in zodat de deelnemers bedankt worden en zich welkom voelen.

  • Je kan de bevestigingsmail personaliseren alsook de herinneringsmail aan het event (Je kan instellen dat iedereen een 5 tal dagen voor het event een herinneringsmail krijgt). Ik raad aan dit te doen, zeker als het evenement gratis is.

  • Je kan ook zelf handmatig gasten toevoegen.

Aanwezigheden registreren

Het is belangrijk dat je steeds de aanwezig deelnemers registreert via Eventbrite. Dit kan via het websiteportaal waar je deelnemers kan aanvinken of via de eventbrite organisor app (zie handleiding). Download deze app op voorhand en log je in met de eventbrite account van Act4Change.

Deelnemers bedanken

Stuur na de activiteit een mailtje om de deelnemer te bedanken en te vragen om de activiteit te evalueren. Informeer meteen over de volgende activiteiten. Een voorbeeldje hiervan vind je hier.