Vergaderen

Leer alles over onze manier van vergaderen.

Deze pagina is onvolledig

Wat doe ik voor de vergadering?

We vergeten vaak dat een goede voorbereiding de duur van een vergadering drastisch kan verminderen. Bij Act4Change komen we vaak uit verschillende uithoeken van Vlaanderen, je kan de tijd die je samen spendeert dus beter goed gebruiken.

Help, waar te beginnen?

Heb je een geweldig idee, maar je weet nog niet goed hoe je hiermee van start moet gaan, dan kunnen volgende vragen je helpen om te weten wie je kan uitnodigen en wat je moet bespreken? Je vindt onderstaande vragen ook in deze vergadercanvas. Een samenvatting vind je in deze canvas.

Wat is het doel van de vergadering?

Bij complexe problemen is het interessant om jezelf uit te dagen door na te denken waarom dit het doel is van je vergadering. Zo kom je vaak op de dieperliggende oorzaak en kan je de uitdaging grondiger aanpakken.

Wat is het beoogde resultaat van je vergadering?

Ga verder dan het topic van je vergadering. Door op voorhand te visualiseren welk resultaat je wil behalen, ga je gerichter te werk tijdens je overleg.

Wie nodig ik uit?

Denk bewust na over wie je uitnodigt. Wie heb je nodig om jouw resultaat te halen? Wie heeft de juiste informatie? Wie neemt de eindbeslissing? Wie is er enthousiast?

Valkuilen

Als je op voorhand even stil sta kan je vaak al enkele valkuilen voorkomen die zich tijdens de vergadering zullen voordoen. Bedenk even wat er mis kan gaan en hoe je dat kan voorkomen. Een veel voorkomende valkuil is bijvoorbeeld dat een werkgroep te enthousiast is en pas achteraf beseft dat er te weinig tijd is voor de uitvoering van de taken. Een oplossing hiervoor is om tijdens de vergadering er over te waken dat elke taak een uitvoerder krijgt en dat deze evenwichtig zijn verdeeld over de groep. Neemt iemand veel taken op zich, check dan even of de persoon de komende weken voldoende tijd heeft om ze uit te voeren.

Hoe een uitnodiging opstellen?

Het is belangrijk dat je een duidelijke agenda opstelt. Vergeet naast de praktische details ook niet te vermelden waarom je de betrokken persoon in de vergadering wil en wat hij of zij uit de vergadering kan halen.

  • het doel van de vergadering

  • wat er concreet gedaan zal worden

  • waarom de aanwezigheid van de genodigde belangrijk is

  • wat de genodigde uit de vergadering zal halen

  • de andere aanwezigen (dit zie je soms gewoon aan de geadresseerden)

  • uitnodiging om andere agendapunten aan te reiken

  • praktische zaken

    • datum, begin- en einduur

    • locatie

Zet je vergadering ook in de Act4Change agenda. Zo weet iedereen dat jullie samen komen.

Hoe een agenda opstellen?

Onderstaande tabel kan je helpen om de agenda op te stellen. Hoe gedetailleerd je agenda moet zijn, zal uiteraard afhangen van het soort vergadering. Soms kan je de agenda ook gewoon samen in het begin van de vergadering opstellen.

Topic

Resultaat

Methodiek

Wie?

Tijd?

Voorbereiding

Wat is het topic van de vergadering?

Welk resultaat wil ik op het einde van de vergadering behalen?

Wil ik informeren? Input? Een beslissing?

Welke methodiek gebruik ik?

Wie faciliteert het topic?

Hoeveel tijd trek ik uit?

Wat kunnen de deelnemers doen ter voorbereiding?

Wat doe ik tijdens de vergadering?

Vooraf: een gezellig moment.

Bij de start van de vergadering.

Op het einde van de vergadering.

Wat doe ik na de vergadering?

Wat als we online vergaderen?