Coachende rollen

Welke rollen ondersteunen onze vrijwilligers?

De Buddy en de Coach zijn twee rollen die zeer specifiek gericht zijn op de ondersteuning van vrijwilligers.

Rol

Verantwoordelijkheden

Competenties

Buddy

  • Ondersteunt nieuwe vrijwilligers in het vinden van een passend engagement binnen de organisatie.

  • Checkt regelmatig eens hoe het gaat met de nieuwe vrijwilliger.

  • Is eerste aanspreekpunt bij vragen van de nieuwe vrijwilliger.

  • Draagt bij aan het creëren van een veilige en open ruimte.

  • Communiceert met Vrijwilligerscoördinator.

Coachen Mensgericht leiderschap

Coach

  • Ondersteunt vrijwilligers in hun structurele rol of coördinatie rol met advies of hulp bij het zoeken naar expertise.

  • Checkt regelmatig eens hoe het gaat met de vrijwilliger.

Coachen Mensgericht leiderschap

Meer over de rol van Buddy

Voorwaarden

  • Ben je voldoende vertrouwd met de huidige werking van Act4Change?

  • Wil je graag de competenties verbonden aan de rol versterken?

  • Heb je voldoende ruimte om de rol op te nemen?

Driemaal ja? Dan verwelkomen we graag in de Buddy-poule. Neem contact op met onze vrijwilligerscoördinator als je graag de rol van Buddy opneemt.

Verloop Buddy-schap

  • Je geeft aan dat je Buddy wilt worden van een nieuwe vrijwilliger.

  • Oriëntatiegesprek (binnen 1 maand na start nieuwe vrijwilliger)

  • Informeel tussentijds contact (minstens 1 x per maand)

  • Slotgesprek (ca 6 maanden na start vrijwilliger)

Toewijzing nieuwe vrijwilliger

Wanneer een nieuwe vrijwilliger start, lanceert de vrijwilligerscoördinator een oproep via de e-mailgroep [email protected] Het kan handig zijn om Buddy te worden van een vrijwilliger die in dezelfde buurt woont, maar dit is geen must. Het is belangrijker dat de vrijwilliger zo snel als mogelijk ondersteuning krijgt van een Buddy die voldoende beschikbaar is.

Oriëntatiegesprek

Het oriëntatiegesprek heeft als doel het vinden van een passend engagement voor de nieuwe vrijwilliger en afspraken te maken rond hoe jullie zullen samenwerken. Dit eerste gesprek vindt best plaats binnen de eerste maand na de start van de nieuwe vrijwilliger. Kies een rustige en gezellige setting. Probeer tijdens het gesprek voldoende aandacht te hebben voor het creëren van een veilige en open ruimte. Neem zeker ook voldoende tijd om elkaar beter te leren kennen. Zoek tijdens het gesprek antwoorden op volgende vragen:

  • Waarom kies je voor Act4Change?

  • Wat verwacht je van onze organisatie? (ondersteuning, leermogelijkheden, ...)

  • Waar ben je goed in?

  • Waar wil je in groeien?

  • Hoeveel tijd kan en wil je vrijmaken voor jouw engagement? (Aantal uren per week? Bepaalde periode?)

  • Welk type vrijwilliger wil je op deze moment zijn?

  • Welke stappen ga je nemen om tot een concreet engagement te komen?

  • Wat verwacht je van de mij als Buddy?

  • Hoe houden we contact met elkaar? (kanalen, frequentie, ...)

Volgende info is belangrijk voor de zoektocht naar een passend engagement:

  • In het jaarplan in Podio kan je kijken welke vacatures (trekker, medewerker, facilitator of marketeer) er openstaan voor welke acties.

  • In dit handboek vind je heel wat info terug over de verschillende engagementen die je als vrijwilliger kan opnemen. Je kan mee een activiteit organiseren, een structurele rol opnemen, een coachende rol opnemen en/of lid worden van het kernteam.

Het is aan te raden om een beknopt verslag op te stellen van het oriëntatiegesprek. Zo wordt duidelijk wat de volgende stappen zijn, welke vragen er nog open staan en wat jullie van elkaar verwachten.

Tussentijds contact

Tijdens het oriëntatiegesprek is afgesproken hoe contact gehouden zal worden. Het is aan jullie beiden om er voor te zorgen dat er voldoende interactie is. Aarzel niet om elkaar te contacteren ook al zijn er geen grote vragen of hete hangijzers. We raden aan om elkaar toch elke maand gezien of gehoord te hebben. Tip: Een Work4Change is hier de perfecte gelegenheid voor 😉

Aandachtspunten bij de tussentijdse opvolging

  • Bewaken dat het engagement van de nieuwe vrijwilliger concreet en op maat blijft (let op voor te veel engagement)

  • Creëren en behouden van een veilige en open sfeer.

  • Het vieren van verwezenlijkingen.

Slotgesprek

Het slotgesprek heeft als doel om het buddy-schap formeel af te ronden. Het is de moment om een mooie samenwerking te vieren, om feedback aan elkaar te geven en om te kijken wat de volgende stappen kunnen zijn. Het slotgesprek vindt typisch een zestal maanden na het oriëntatiegesprek plaats. Naargelang de behoeften kan dit vroeger of later gebeuren.

Zoek tijdens het gesprek antwoorden op volgende vragen:

  • Wat ging er goed? Wat kon er beter? Wat ontbrak nog?

  • Wat hebben jullie beiden bijgeleerd? Welke competenties hebben jullie versterkt?

  • Heb je als nieuwe vrijwilliger ondertussen voldoende voeling met de organisatie?

  • Is er verdere ondersteuning nodig? Zo ja, hoe kan die eruitzien?

Laat na afloop even weten aan de vrijwilligerscoördinator dat jullie het buddy-schap hebben afgerond.

Praktisch

Ondersteuning

Als Buddy kan je rekenen op rechtstreeks ondersteuning van de vrijwilligerscoördinator. Bijvoorbeeld: je hebt vragen over je rol als Buddy; je weet niet wat de mogelijke engagementen zijn voor een nieuwe vrijwilliger; het lukt niet om een concreet engagement voor de nieuwe vrijwilliger te vinden; het klikt niet tussen jullie; ...

Via deze pagina van het handboek proberen we alle relevante informatie voor jou als Buddy te bundelen. Als er zaken moesten ontbreken of onduidelijk zijn, gelieve dit dan even door te geven aan de vrijwilligerscoördinator.

Verder kan het zijn dat je graag een workshop of opleiding waarbij je vaardigheden versterkt die nuttig kunnen zijn voor je rol als Buddy. We proberen hier zelf aandacht voor te hebben, maar geef zeker door als je zelf een idee hebt.

Buddy engagement

De Buddy-rol is belangrijk voor de werking van de organisatie. Laat aan de vrijwilligerscoördinator weten wanneer je die rol wil opnemen, maar ook wanneer je de rol (al dan niet tijdelijk) niet meer wenst op te nemen.

Meer over de rol van Coach