Kernteam

Wat is de functie van het kernteam?

Het kernteam bij Act4Change vervult de rollen van wat typisch gezien wordt als de raad van bestuur én dagelijks bestuur. Leden van het kernteam zijn gedreven door de uitbouw van Act4Change op korte en lange termijn.

Het kernteam richt zich op volgende activiteiten :

  • strategische planning,

  • vertaling van strategie naar acties,

  • opvolging van acties op i.s.m. de werkgroepen,

  • bewaking over de budgetten,

  • onderhouden van de strategische partnerschappen.

Een kernteam lid:

  • Werkt de strategie uit voor de komende jaren

  • Definieert acties om de doelstellingen in het subsidiedossier te halen

  • Integreert het subsidiedossier in de werking rond de activiteiten

  • Helpt mee zodat een activiteit start, verloopt en afsluit zoals in het handboek beschreven

  • Volgt de activiteit op en identificeert, controleert en signaleert obstakels

  • Rapporteert aan het volledig kernteam

  • Neemt deel aan de kernteam vergaderingen en de work4changes

  • neemt mee beslissingen over voorgelegde kwesties,

Strategische planning

Het kernteam waakt over de opstelling van een strategisch plan, wat binnen een werkgroep kan plaatsvinden.

Vertaling van strategie naar acties

Het kernteam maakt samen met alle vrijwilligers jaarlijks een uitvoerbaar en toetsbaar jaarplan op basis van het strategisch plan. Het jaarplan bestaat uit acties en indicatoren.

Opvolging van acties op ism de werkgroepen

Het kernteam volgt de uitvoering van het jaarplan op. Hiertoe worden acties en indicatoren verdeeld onder de kernteam leden.

Acties -> het kernteam lid:

  • ziet erop toe dat de activiteit start, verloopt en afsluit zoals in het handboek en strategisch plan beschreven,

  • zorgt voor ondersteuning waar nodig,

  • volgt de activiteit op en identificeert, controleert en signaleert obstakels,

  • rapporteert aan het volledig kernteam.

Indicatoren -> het kernteam lid:

  • zorgt voor meetinstrumenten om de indicator goed te kunnen opvolgen

  • stemt af met de coördinatoren van de onderliggende acties rond het gebruik van de meetinstrumenten

  • volgt het behalen van de indicator op en alarmeert het kernteam indien het behalen ervan in gevaar is

  • stelt eventueel bijkomende acties voor om de indicator te behalen

  • rapporteert de vooruitgang aan het kernteam

Beslissing over voorgelegde kwesties

De horizontale structuur moedigt zoveel mogelijk beslissingen aan in de werkgroep, in de rol of door het individu. In geval van twijfel of bij beslissingen die vallen buiten de bevoegdheid kan iedereen een kwestie agenderen voor het kernteam. Het kernteam hakt in dat geval de knoop door.

Bewaking over de budgetten

Hoe nemen we beslissingen in het kernteam?

Kernteam leden doen proactief voorstellen over de uitvoering van de jaarplanning en uitbouwen strategie. Er wordt op bezwaar gecheckt. Hiertoe hanteren we no objection decision making.

Beslissingen worden genomen per e-mail en op de kernteam vergaderingen.

Communicatie

Her kernteam komt eenmaal per maand bijeen, dat is standaard de laatste dinsdag van de maand. De structuur van deze vergadering kent een vast verloop; zie kernteam vergadering.

Buiten de vergadering wordt er doorgaans gecommuniceerd per email. We mailen hiervoor naar de email groep [email protected] Tot de groep behoren de kernteam leden en tevens de personen met structurele rollen, zo blijven die personen maximaal op de hoogte.