Kernvergadering

Op deze pagina kan je terugvinden hoe kernvergaderingen verlopen.

Hoe bereid ik de vergadering voor?

Om de vergadering zo vlot mogelijk te laten verlopen, komen we voorbereid naar de vergadering. Een korte checklist:

  • Ik heb de punten die ik wil bespreken op de agenda geplaatst.

  • Ik heb de acties uit het jaarplan die ik opvolg op de juiste status geplaatst.

  • Ik heb de informatie die ik wil delen met het kernteam toegevoegd in het informatief luik.

  • Ik heb de agenda en de bijlages gelezen.

De agenda template wordt een week op voorhand door de voorzitter doorgestuurd naar de kernleden. Wil al vroeger de agenda aanvullen? Neem een kopie van de vorige en pas aan waar nodig. Per vergadering wordt een folder aangemaakt op deze locatie.

Wat plaats ik op de agenda?

Je hebt een advies of een beslissing van de groep nodig want:

  • je beslissing heeft impact op anderen

  • er is nog geen voorgaande beslissing genomen (bv, je vindt niets terug in het handboek)

  • de bestaande beslissing is niet meer actueel en moet worden aangepast

  • je ondervindt een probleem en hebt graag advies

Wat plaats ik dus niet op de agenda?

  • er is reeds een beslissing over gemaakt (je kan gewoon handelen binnen de bestaande beslissingen)

  • de beslissing is belangrijk en moet dringend gemaakt worden. Wachten op groepsoverleg zou de werking van A4C schaden. In dat geval breng je het kernteam op de hoogte en bekijken we het volgende kernteam wat er kan

  • Wanneer je de group louter wil informeren. In dat geval kan je hen op een andere manier op de hoogte brengen, bijvoorbeeld via e-mail.

Je kan zelf topics aan de agenda toevoegen, die je terugvindt op drive. Je plaatst ze onder het luik 'dringend'. Wanneer je zelf niet aanwezig kan zijn op de vergadering, laat je dit weten aan de facilitator en de gastheer/-vrouw/-x.

Wanneer je agenda topic aanmaakt vul je de tabel verder aan.

Topic

Verwacht resultaat

Wie

Tijd

Voorbereiding

Wat is het topic van jouw agendapunt?

Welk resultaat wil ik op het einde van de vergadering behalen? Geef ook of je een advies (A) of beslissing (B) van de groep verwacht.

Schrijf hier jouw naam.

Hoeveel tijd denk je nodig te hebben?

Wat kunnen de deelnemers doen ter voorbereiding?

deelnamegelden

beslissing over nieuwe deelnamegelden

Jonathan

10'

link naar doc.

Wanneer voeg ik iets toe aan de agenda?

We proberen de agenda steeds aan te vullen ten laatste op zaterdag voor het kernteam. Dit geeft de facilitator tijd om er ook al eens door te gaan.

Jaarplan

Elk kernlid volgt een paar acties uit het jaarplan op. Vooraleer we samenkomen duid je aan welke topics je op de kernvergadering wil bespreken. In dit filmpje kan je zien hoe dat moet. Een bespreking kan nodig zijn wanneer het er op lijkt dat er vragen zijn van de trekker, het moeilijk wordt om de actie tijdig uit te voeren,... Als je al lang niets meer van de trekker hebt gehoord, neem je dus best op voorhand contact met hem op. Als er een kwestie volgens jou grondiger moet besproken worden, kan je dit best expliciet in de agenda plaatsen zodat we voldoende tijd hebben om het te bespreken.

Verloop van de vergadering

Een vergadering verloopt doorgaans in volgende stappen.

  • Diner (18h30)

  • Check-in (19h30)

  • Agenda

    • [mededelingen]

    • strategische agendapunten

    • dringende agendapunten

  • Check-out (21h30)

Diner

Voor we van start gaan eten we gezellig samen.

Check-in

Mededelingen

Onder dit deel komt informatie die gedeeld wordt, maar niet per se besproken, tenzij iemand hier een expliciet vraag rond heeft. De bedoeling is dat de verschillende verantwoordelijken hun deel voor de vergadering aanvullen.

Tips voor de facilitator: Maak hier melding van vóór het begin van de vergadering, geef anderen de kans om hier dingen uit te pikken om te agenderen, indien nodig.

Strategische agendapunten

Tijdens dit gedeelte van vergadering worden strategische zaken besproken die een belangrijk karakter hebben voor de organisatie zoals het beleidsplan, structurele financiering.

Een planning van de strategische agendpunten vind je in dit document.

Jaarplan

Ieder kernlid overloopt de acties uit het jaarplan die hij/zij/x wil bespreken.

Dringende werk

Dit zijn vaak kortere adviesvragen en relatief simpele beslissingen. Bovenaan staat al uitgelegd hoe je deze best in de agenda formuleert. Hoe concreter, hoe vlotter de vergadering zal lopen. Van belang hierbij is het eigenaarschap van degene die het agendapunt brengt. Laat hem/haar kort toelichten wat de bedoeling is, zonder te onderbreken.

Nadat een item besproken is, herformuleert de originele vraagsteller de actie of beslissing die uit voort komt.

Tips voor de facilitator: Probeer hier goed over de timing te waken en eventuele ontsporende discussies op tijd halt toe te roepen. Het is altijd leuker om een vergadering op tijd af te ronden. Durf gerust zelf een andere volgorde te gebruiken naar relevantie/dringendheid. Als er dan bepaalde zaken niet behandeld worden, die minder dringend zijn, is dat geen ramp.

  • er nog geen voorgaande beslissing is genomen (bv. je vindt niets terug in het handboek)

  • de bestaande beslissing is niet meer actueel en moet worden aangepast

  • je wil advies over een bepaald obstakel

Na de vergadering

Verslag

De verslaggever plaatst de notulen van de kernvergadering op de drive. Elke kernlid heeft een week om te reageren waarna de voorzitter het verslag ondertekend en op de drive plaatst.

Actiepunten

De actiepunten van het kernteam worden op podio aangevuld.