Structurele rollen

Hoe worden rollen toegepast in de organisatie?

Om de beleidstaken te verdelen werken we met met rollen, zgn. "structurele rollen".

Elke rol deelt volgende verantwoordelijkheden:

  • Communiceert over de activiteiten

  • Onderhoudt de relevante secties binnen het handboek

  • Stelt een plan op voor het werkjaar

  • Anticipeert op kansen die zich voordoen binnen het kader van de rol

Door een rol op te nemen train je volgende competenties: Anticiperen | Communicatie | Doelen stellen | Plannen en organiseren | Voortgangsbewaking

De onderstaande tabel biedt een overzicht van de rollen in de organisatie. Een verantwoordelijkheid betekent niet dat je alles zelf doet of alleen doet. Je kan vanuit je rol een werkgroep (beleidsgroep) leiden waarin je de taken verdeelt of een tijdelijke werkgroep starten indien er veel werk op de plank ligt. In de kolom competenties zie je welke competenties je kan versterken door de rol op te nemen.

Een lijst met alle openstaande rollen vind je hier.

Rol

Verantwoordelijkheden

Competenties

Communicatiecoördinator

  • Stelt een communicatiestrategie op voor externe communicatie (website, sociale media, persberichten, nieuwsbrief, mailing, … ) en bewaakt die

  • Trekt en onderhoudt de storytelling binnen A4C

  • Volgt correct gebruik van logo’s op

Creatief communiceren

Diversiteitscoördinator

  • Stelt een visie op over diversiteit

  • Implementeert de visie in de organisatie door training, acties en communicatie

  • Volgt de naleving van de visie op

Diversiteit hanteren

Interpersoonlijke sensitiviteit

Financieel coördinator

  • Volgt actief de toegekende subsidies op en waakt over de randvoorwaarden

  • Coördineert een correcte verslaggeving en budgettering van de activiteiten en de organisatie

  • Stelt boekhouding op en volgt op

  • Stelt een begroting op rekening houdend met de randvoorwaarden verbonden aan lopende subsidies bij het opmaken van de jaarplanning van de organisatie

Omgaan met details

Fondsenwerver

  • Zoekt proactief naar mogelijke subsidiebronnen bij lokale en overkoepelende overheden, evenals stichtingen en bedrijven

  • Stelt nieuwe subsidiedossiers op

  • Volgt actief deadlines op om het tijdig indienen van subsidiedossiers te verzekeren

Delegeren

Netwerkvaardigheid

Samenwerken

Operationeel coördinator

  • Beheert en coördineert de invulling van de rapportage van het subsidiedossier

  • Beheert en coördineert de opstelling van het jaarplan

  • Onderhoudt contact met stakeholders in het subsidiedossier

  • Volgt de dagdagelijkse communicatie met A4C op

  • Communiceert activiteiten van partners

  • Beheert informatie rond het organiseren van activiteiten, hoe activiteiten organiseren

  • Verzorgt de praktische en administratieve organisatie van Work4Change en coördineert de samenwerking met de vrijwilligers rond Work4Change

  • Evalueert en maakt voorstellen tot verbetering

Delegeren Doelen stellen

Draagvlak creëren Mensgericht leiderschap

Taakgericht leiderschap

Penningmeester

  • Beheert de rekening

  • Beheert de terugbetalingen

  • Geeft op tijd aan wanneer er een tekort of te groot overschot dreigt, i.s.m. de financieel coördinator

Omgaan met details

Personeelscoördinator

  • Coördineert de aanwerving van personeel

  • Coördineert de verantwoordelijkheden van het personeel (begeleiding personeelslid, brug naar kernteam)

  • Trekt de evaluatie van het personeelslid

  • Volgt het personeelslid op

  • Is het aanspreekpunt bij conflicten tussen de personeel en vrijwilligers

Coachen

Interpersoonlijke sensitiviteit

Mensgericht leiderschap

Voorzitter

  • Begeleidt het invullen van de rollen

  • Faciliteert het kernteam en coacht waar nodig

  • Is aanspreekpunt bij conflicten in het kernteam

  • Springt bij wanneer een taak dringend en belangrijk is

  • Heeft waakhondfunctie: wijst op inconsequentie van de afspraken

  • Beheer processen over hoe we als groep met deze inconsequenties omgaan

Anticiperen

Coachen Consciëntieuze houding Delegeren Draagvlak creëren

Interpersoonlijke sensitiviteit

Feedback geven Mensgericht leiderschap Netwerkvaardigheid

Organistatiesensitiviteit Samenwerken

Visie

Vrijwilligerscoördinator

  • Is aanspreekpunt voor (potentiële) vrijwilligers

  • Ondersteunt (potentiële) vrijwilligers in het vinden van een passend engagement binnen de organisatie via de buddies

  • Onderhoudt de contacten met vrijwilligers

  • Evalueert de rol en het functioneren van vrijwilligers binnen de organisatie

  • Beheert gegevens van vrijwilligers

  • Zorgt dat vacatures opgesteld worden indien nodig

  • Is aanspreekpunt bij conflicten tussen vrijwilligers.

  • Trekt recruteringstrategie op gang en volgt op. Gaat proactief op zoek naar nieuwe vrijwilligers

  • Begeleidt buddies

Coachen

Mensgericht leiderschap Netwerkvaardigheid Samenwerken

Kernteam

Heb je goesting om de organisatie uit te bouwen, los van een structurele rol? Of eventueel naast een structurele rol? Wil je strategisch vooruitkijken en de huidige strategie omzetten in acties? Dan is het kernteam misschien iets voor jou. Je leest hier over de rol van het kernteam.