Structurele rollen

Hoe worden rollen toegepast in de organisatie?

Om de beleidstaken te verdelen werken we met met rollen, zgn. "structurele rollen".
Elke rol deelt volgende verantwoordelijkheden:
Communiceert over de activiteiten
Onderhoudt de relevante secties binnen het handboek
Stelt een plan op voor het werkjaar
Anticipeert op kansen die zich voordoen binnen het kader van de rol
Door een rol op te nemen train je volgende competenties: Anticiperen | Communicatie | Doelen stellen | Plannen en organiseren | Voortgangsbewaking
De onderstaande tabel biedt een overzicht van de rollen in de organisatie. Een verantwoordelijkheid betekent niet dat je alles zelf doet of alleen doet. Je kan vanuit je rol een werkgroep (beleidsgroep) leiden waarin je de taken verdeelt of een tijdelijke werkgroep starten indien er veel werk op de plank ligt. In de kolom competenties zie je welke competenties je kan versterken door de rol op te nemen.
Een lijst met alle openstaande rollen vind je hier.
Rol
Verantwoordelijkheden
Competenties
Communicatiecoördinator
​
Stelt een communicatiestrategie op voor externe communicatie (website, sociale media, persberichten, nieuwsbrief, mailing, … ) en bewaakt die
Trekt en onderhoudt de storytelling binnen A4C
Volgt correct gebruik van logo’s op
Creatief communiceren
Diversiteitscoördinator
Stelt een visie op over diversiteit
Implementeert de visie in de organisatie door training, acties en communicatie
Volgt de naleving van de visie op
Diversiteit hanteren
Interpersoonlijke sensitiviteit 
Financieel coördinator
​
Volgt actief de toegekende subsidies op en waakt over de randvoorwaarden
Coördineert een correcte verslaggeving en budgettering van de activiteiten en de organisatie
Stelt boekhouding op en volgt op
Stelt een begroting op rekening houdend met de randvoorwaarden verbonden aan lopende subsidies bij het opmaken van de jaarplanning van de organisatie
Omgaan met details
Fondsenwerver
​
Zoekt proactief naar mogelijke subsidiebronnen bij lokale en overkoepelende overheden, evenals stichtingen en bedrijven
Stelt nieuwe subsidiedossiers op
Volgt actief deadlines op om het tijdig indienen van subsidiedossiers te verzekeren
Delegeren
Netwerkvaardigheid
Samenwerken
Operationeel coördinator
Beheert en coördineert de invulling van de rapportage van het subsidiedossier 
Beheert en coördineert de opstelling van het jaarplan
Onderhoudt contact met stakeholders in het subsidiedossier
Volgt de dagdagelijkse communicatie met A4C op
Communiceert activiteiten van partners
Beheert informatie rond het organiseren van activiteiten, hoe activiteiten organiseren
Verzorgt de praktische en administratieve organisatie van Work4Change en coördineert de samenwerking met de vrijwilligers rond Work4Change 
Evalueert en maakt voorstellen tot verbetering 
Delegeren
Doelen stellen
Draagvlak creëren
Mensgericht leiderschap
Taakgericht leiderschap
Penningmeester
​
Beheert de rekening
Beheert de terugbetalingen
Geeft op tijd aan wanneer er een tekort of te groot overschot dreigt, i.s.m. de financieel coördinator
Omgaan met details
​
Personeelscoördinator
​
Coördineert de aanwerving van personeel
Coördineert de verantwoordelijkheden van het personeel (begeleiding personeelslid, brug naar kernteam)
Trekt de evaluatie van het personeelslid
Volgt het personeelslid op 
Is het aanspreekpunt bij conflicten tussen de personeel en vrijwilligers
Coachen
Interpersoonlijke sensitiviteit 
Mensgericht leiderschap

Voorzitter
​
Begeleidt het invullen van de rollen 
Faciliteert het kernteam en coacht waar nodig
Is aanspreekpunt bij conflicten in het kernteam
Springt bij wanneer een taak dringend en belangrijk is
Heeft waakhondfunctie: wijst op inconsequentie van de afspraken
Beheer processen over hoe we als groep met deze inconsequenties omgaan
Anticiperen
Coachen
Consciëntieuze houding
Delegeren
Draagvlak creëren
Interpersoonlijke sensitiviteit 
Feedback geven
Mensgericht leiderschap
Netwerkvaardigheid
Organistatiesensitiviteit
Samenwerken
Visie
Vrijwilligerscoördinator
​
Is aanspreekpunt voor (potentiële) vrijwilligers
Ondersteunt (potentiële) vrijwilligers in het vinden van een passend engagement binnen de organisatie via de buddies
Onderhoudt de contacten met vrijwilligers
Evalueert de rol en het functioneren van vrijwilligers binnen de organisatie
Beheert gegevens van vrijwilligers
Zorgt dat vacatures opgesteld worden indien nodig 
Is aanspreekpunt bij conflicten tussen vrijwilligers.
Trekt recruteringstrategie op gang en volgt op. Gaat proactief op zoek naar nieuwe vrijwilligers
Begeleidt buddies
Coachen
Mensgericht leiderschap
Netwerkvaardigheid
Samenwerken
Kernteam
Heb je goesting om de organisatie uit te bouwen, los van een structurele rol? Of eventueel naast een structurele rol? Wil je strategisch vooruitkijken en de huidige strategie omzetten in acties? Dan is het kernteam misschien iets voor jou. Je leest hier over de rol van het kernteam.

Organisatie - Previous

Werk- en projectgroepen

Next - Organisatie

Coachende rollen

Last modified 2yr ago

Rol	Verantwoordelijkheden	Competenties
Communicatiecoördinator	Stelt een communicatiestrategie op voor externe communicatie (website, sociale media, persberichten, nieuwsbrief, mailing, … ) en bewaakt die Trekt en onderhoudt de storytelling binnen A4C Volgt correct gebruik van logo’s op	Creatief communiceren
Diversiteitscoördinator	Stelt een visie op over diversiteit Implementeert de visie in de organisatie door training, acties en communicatie Volgt de naleving van de visie op	Diversiteit hanteren Interpersoonlijke sensitiviteit
Financieel coördinator	Volgt actief de toegekende subsidies op en waakt over de randvoorwaarden Coördineert een correcte verslaggeving en budgettering van de activiteiten en de organisatie Stelt boekhouding op en volgt op Stelt een begroting op rekening houdend met de randvoorwaarden verbonden aan lopende subsidies bij het opmaken van de jaarplanning van de organisatie	Omgaan met details
Fondsenwerver	Zoekt proactief naar mogelijke subsidiebronnen bij lokale en overkoepelende overheden, evenals stichtingen en bedrijven Stelt nieuwe subsidiedossiers op Volgt actief deadlines op om het tijdig indienen van subsidiedossiers te verzekeren	Delegeren Netwerkvaardigheid Samenwerken
Operationeel coördinator	Beheert en coördineert de invulling van de rapportage van het subsidiedossier Beheert en coördineert de opstelling van het jaarplan Onderhoudt contact met stakeholders in het subsidiedossier Volgt de dagdagelijkse communicatie met A4C op Communiceert activiteiten van partners Beheert informatie rond het organiseren van activiteiten, hoe activiteiten organiseren Verzorgt de praktische en administratieve organisatie van Work4Change en coördineert de samenwerking met de vrijwilligers rond Work4Change Evalueert en maakt voorstellen tot verbetering	Delegeren Doelen stellen Draagvlak creëren Mensgericht leiderschap Taakgericht leiderschap
Penningmeester	Beheert de rekening Beheert de terugbetalingen Geeft op tijd aan wanneer er een tekort of te groot overschot dreigt, i.s.m. de financieel coördinator	Omgaan met details
Personeelscoördinator	Coördineert de aanwerving van personeel Coördineert de verantwoordelijkheden van het personeel (begeleiding personeelslid, brug naar kernteam) Trekt de evaluatie van het personeelslid Volgt het personeelslid op Is het aanspreekpunt bij conflicten tussen de personeel en vrijwilligers	Coachen Interpersoonlijke sensitiviteit Mensgericht leiderschap
Voorzitter	Begeleidt het invullen van de rollen Faciliteert het kernteam en coacht waar nodig Is aanspreekpunt bij conflicten in het kernteam Springt bij wanneer een taak dringend en belangrijk is Heeft waakhondfunctie: wijst op inconsequentie van de afspraken Beheer processen over hoe we als groep met deze inconsequenties omgaan	Anticiperen Coachen Consciëntieuze houding Delegeren Draagvlak creëren Interpersoonlijke sensitiviteit Feedback geven Mensgericht leiderschap Netwerkvaardigheid Organistatiesensitiviteit Samenwerken Visie
Vrijwilligerscoördinator	Is aanspreekpunt voor (potentiële) vrijwilligers Ondersteunt (potentiële) vrijwilligers in het vinden van een passend engagement binnen de organisatie via de buddies Onderhoudt de contacten met vrijwilligers Evalueert de rol en het functioneren van vrijwilligers binnen de organisatie Beheert gegevens van vrijwilligers Zorgt dat vacatures opgesteld worden indien nodig Is aanspreekpunt bij conflicten tussen vrijwilligers. Trekt recruteringstrategie op gang en volgt op. Gaat proactief op zoek naar nieuwe vrijwilligers Begeleidt buddies	Coachen Mensgericht leiderschap Netwerkvaardigheid Samenwerken