Project charter

Wat zijn de belangrijkste parameters van het project? Stel een project charter waarin je de kern beschrijft van je project. Deze pagina helpt je daarbij.

Wie stelt een leuke project template ter beschikking voor algemeen gebruik?

Doelstelling en indicatoren

Wellicht valt je project onder bepaalde doelstellingen . Bij die doelstellingen horen indicatoren die belangrijke evaluatiecriteria bevatten. Ga na welke indicatoren je dient te bewaken voor je werkgroep.

Deze kunnen een impact hebben op de organisatie of hoe je een activiteit zal evalueren. Raadpleeg het jaarplan en het kernteam lid dat toegewezen is aan de activiteit die door je werkgroep georganiseerd wordt.

Begroting

Spreek af hoe je een overzicht houdt over het beschikbaar budget. Een begroting kan je helpen om het financieel overzicht te bewaren. Overleg hierover met de werkgroep financiën ([email protected]). Bezorg hen een eenvoudige begroting, en spreek af met de werkgroep financiën welke informatie en bewijsstukken wanneer verwacht worden. Stel eventueel een actieplan over hoe aan extra budgetten te geraken.

Voorbeeld van begroting:

Uitgaven

Begroot

Sprekers/experten

€2.500

Accommodatie

€1.000

Catering

€1.000

Onkosten vrijwilligers (bijvoorbeeld verplaatsingen)

€500

Communicatie (FB, affiche,...)

€500

Evaluatiemeeting

0

Totaal uitgaven

€5.500

Inkomsten

Deelnemersgelden

€800

Subsidie/sponsoring

€4.500

Verkoop drankkaarten

€200

Totaal inkomsten

€5.500

Niet-gebudgetteerde kosten

Niet gebudgetteerde kosten worden enkel terugbetaald als Act4Change de financiële middelen beschikbaar heeft. Bestuurders kunnen dergelijke kosten tot 500 euro terugvorderen als er financiële middelen beschikbaar zijn. Andere vrijwilligers kunnen niet gebudgetteerde kosten enkel terugvorderen na expliciete en voorafgaande goedkeuring door de penningmeester. Indien er te weinig middelen beschikbaar zijn, wordt voorrang gegeven aan de oudste kosten

Rapportage

Ingeval van een subsidiëring, zorg dat je de rapportagedeadlines en vereisten op een rijtje hebt. Spreek af met de werkgroep financiën hoe je hierover rapporteert.

Spreek af wie binnen jullie groep deze taak opneemt (zie ook rollen).

Team

In een project charter horen zeker ook de afspraken die je met je team gemaakt hebt, zie hiervoor Teamvorming.