Projecten afsluiten

Hoe sluiten we projecten af bij Act4Change?

Waarom tijd besteden aan het afsluiten van een project?

Je hebt net een activiteit georganiseerd of een versnellingstraject afgelegd. Ongetwijfeld heb je drukke en zware weken achter de rug. Blijdschap en een gevoel van oef gaan gecombineerd. Nu wil je vooral wat rust nemen en straks met nieuwe moed een nieuw project opstarten.

Toch is het belangrijk even stil te staan bij het afsluiten van een project. Dit is namelijk hét moment om Ac4Change te verrijken met de resultaten van jouw werk. Als we nu even wat tijd nemen om de opgedane kennis te documenteren, winnen we dat dubbel terug bij een volgende iteratie. Door onze methodologieën aan te vullen, verrijken we als organisatie wat ons in staat stelt om te groeien.

Tevens is het afsluiten van een project een moment om nog eens rustig door alles heen te gaan. Hoe is het gelopen? Hebben we iedereen bedankt? Wat kunnen we nog beter doen? Zijn er bepaalde opvolgacties? Het leren zit vaak in de reflectie. En een goede afsluiting met het gehele team zorgt sowieso voor een beter gevoel achteraf.

Checklist

Hanteer volgende checklist bij afsluiten van het project. Neem de acties op als werkgroep en wijs ze toe.

  • Bedank partners, sprekers, medewerkers

  • Evalueer het project

  • Vier de samenwerking

  • Registreer onkosten

  • Documenteer de lessons learned

  • Rapporteer i.k.v. projectsubsidies

  • Stel een eindevaluatie op

  • Opkuisen van de project folder op de Google Drive

  • Update de status in het jaarplan

Bedank partners, sprekers, medewerkers

Deel je dankbaarheid met het team. Vergeet niet partners, sprekers en externe medewerkers te bedanken. Ook zij hebben gezorgd voor het succes van het project. Houd eventueel een gesprekje waarin je je feedback geeft over de samenwerking. Dat wordt meestal gewaardeerd en laat de betrokkene toe om te leren uit de samenwerking.

Deze stap is belangrijk naar het opbouwen van duurzame relaties met externe partijen.

Evalueer het project

Plan een evaluatiemoment met jouw team. Bij voorkeur gebeurt dit met een facilitator die geen deel uitmaakte van het team, zo kan iedereen zonder belemmeringen deelnemen aan de evaluatie. Je vindt verschillende methodieken hier.

Op basis van de input concluderen we door de 3 belangrijkste learnings of takeaways te definiëren. Als morgen een nieuwe werkgroep hetzelfde project gaat uitvoeren, wat wil je hen zeker meegeven? Deze 3 take-aways komen ook in het eindevaluatie terecht.

Vier de samenwerking

Jazeker! Tijd om het plezier van je prestatie, van het gezamenlijke uitvoering, de samenwerking te vieren.

We vinden het belangrijk om regelmatig stil te staan bij onze verwezenlijkingen en te vieren. Wanneer een project (bv. een masterclass) is afgerond en geëvalueerd, is er een budget van maximaal 25 euro per persoon voorzien waarmee de werkgroep een bedankingsetentje (of iets dergelijks) mag organiseren. Indien de totale kost verwacht is hoger te zijn dan 300 euro, moet het Kernteam eerst worden geraadpleegd.

Registreer onkosten

Tijd om die laatste onkosten te gaan registreren. Als coördinator van de werkgroep doe je best nog eens een oproep naar het team om dat te doen. Over onkosten registratie kan je hier lezen.

Documenteer de lessons learned

Indien het project een versnellingstraject is, komt de documentatie van de nieuwe toestand in het handboek. Heb je dat nog niet gedaan, dan is dit een goed moment.

Heb je een activiteit georganiseerd, dan heb je wellicht een draaiboek gehanteerd. Dit is het moment waarop je de draaiboek update met de laatste wijzigingen die het draaiboek niet meer gehaald hebben. Hoe is het werkelijk gegaan? Welke praktische bijsturingen heb je ter plaatse gemaakt? Hoe kan je jouw opvolger zo goed mogelijk inlichten om een nieuwe activiteit te organiseren op basis van dit draaiboek.

Rapporteer i.k.v. projectsubsidies

Indien je projectsubsidies hebt aangevraagd dien je wellicht nog een eindrapportage te schrijven. Zorg ervoor dat dit correct afgehandeld is. Neem indien nodig contact op met de werkgroep financiën om een overzicht van de betalingen/ontvangen inschrijvingsgelden te krijgen.

Wanneer je rapporteert aan de subsidiegever, zet de werkgroep financiën en de projectcoördinator in copy of breng hen op de hoogte indien dit niet per mail verloopt.

Stel een eindevaluatie op

We stellen een eindevaluatie op waarmee we elkaar informeren over wat we uit het project leren en een aantal belangrijke output parameters

Dit is handig als documentatie voor onszelf (o.a. voor het jaarverslag) en dient tevens als basis voor de rapportage i.k.v. onze subsidiëringen.

Zie hiervoor volgend template

Deel je eindevaluatie met de organisatie. Via de Facebook groep, en waarom niet eens een korte presentatie op het kernteam? Voor de presentatie voor het kernteam mikken we op een tijdsbestek van maximum 15 minuten. Agendeer je presentatie ten laatste de zondag voor de kernteamvergadering.

Opkuisen van de project folder op de Google Drive

Wis of archiveer bestanden die niet meer belangrijk zijn of plaats bestanden die voor de organisatie zijn in de daartoe bestemde folders. Wees ook niet bang om te wissen, de meeste documenten verliezen snel hun waarde.

Wat wordt typisch bewaard?

  • Het draaiboek

  • De eindevaluatie

  • Verslagen van vergaderingen

  • Deliverables (een programmaboekje, flyers, affiches, …)

  • Templates voor communicatie

Wat kan je met de organisatie delen?

  • Alle media (foto’s, video’s) centraliseren we in de team drive Media

  • Heb je toffe locaties gebruikt? Vul dan even de locatie lijst aan.

  • Heb je tools gebruikt die nuttig gebleken zijn? Vul dan even de tools lijst aan.

  • Heb je materiaal aangekocht dat hergebruikt kan worden? Vul dan even de materiaal lijst aan.

  • Vul het handboek aan met jouw kennis!