Projectevaluatie

Welke methodieken kan je hanteren om met een werkgroep een project te evalueren?

Persoonlijke evaluatie (20-30 minuten)

Met deze evaluatie geven we de kans om een uiting te geven aan het gevoel dat heerste bij fases tijdens de voorbereiding, de activiteit, de uitvoering, .... Doel van deze stap is veiligheid te creëren door meteen vorm te kunnen geven aan de emoties. De deelnemers nemen 3-5 minuten de tijd om hun eerste feedback te noteren en delen daarna hun input voor de groep.

De feedback wordt gegroepeerd in 3 basis emoties:

  1. Waar werd je blij van? Welke momenten werd je euforisch?

  2. Wat maakte je bedroefd/verdrietig? Wanneer was je teleurgesteld?

  3. Wanneer voelde je frustratie/irritatie? Was je boos?

Het ganse plaatje geeft voor iedereen weer hoe het gevoel van de ganse groep was bij dit project.

Enkele tips:

  • Er wordt geluisterd.

  • Er wordt geen discussie gestart met de feedback die gedeeld wordt.

  • Er wordt niet op de man/vrouw/mens gespeeld. Wanneer een situatie leidde tot frustratie, beschrijf dan het gedrag, niet de persoon.

  • Bespreek na deze oefening ook eens wat er zou moeten veranderen om minder aangename gevoelens meteen te delen. Indien de werkgroep bij elkaar blijft, maak er meteen een actiepunt van.

Project evaluatie (30-40 minuten)

De deelnemers nemen 5-10 minuten de tijd om hun antwoorden te schrijven op volgende vragen:

  • Wat hebben we geleerd?

  • Wat werkte goed?

  • Wat kunnen we de volgende keer beter doen?

  • Welke nieuwe ideeën zijn opgedoken?

Een aantal inspiratie vragen (kan handig zijn om enkele exemplaren af te drukken voor de deelnemers)

  • Wat hebben jullie over jezelf/van elkaar geleerd?

  • Welke competenties heb ik versterkt?

  • Hoe was de samenwerking in de groep?

  • Hoe verliep de administratieve kant, de opvolging van taken, van doelstellingen?

  • Kreeg je genoeg steun?

  • Heb je om hulp gevraagd toen dat nodig was?

  • Welke externe factoren hebben gezorgd voor het succes? Of zijn een hinderpaal geweest?

  • Waren er onvoorziene omstandigheden? Hoe hebben die het project beïnvloed?

Wanneer deelnemers hun antwoorden delen is een kort gesprek mogelijk. Het is aan de facilitator om de tijd in de gaten te houden.

Het Schip (15-30 minuten)

(http://toolbox.hyperisland.com/project-mid-way-evaluation)

Er wordt een grote flap gelegd met een zeilschip erop getekend. Van belang zijn de zeilen en het anker.

Aan de deelnemers wordt gevraagd om post-its te plakken bij:

  • de zeilen → Wat zijn zaken die goed liepen, waar je energie van kreeg , die de dingen vlot liepen verlopen, …

  • het anker → Welke zaken werden als remmend beschouwd, maakten het moeilijker, leidden af, …

Het kan handig zijn om ze al te primen door enkel dingen te benoemen om in het achterhoofd te houden zoals:

  • denk aan het voorbereidingstraject

  • de activiteit zelf

  • jouw eigen rol/bijdrage

  • Act4change als organisatie

Het Wiel (15-30’)

(http://toolbox.hyperisland.com/project-mid-way-evaluation)

Teken op een grote flap een wiel dat je opdeelt in 5 segmenten.

Schrijf bij de segmenten: start, stop, continue, do more, do less. Nodig de deelnemers uit om dingen te benoemen die gedaan moeten worden, maar nog niet gebeuren, dingen die echt gestopt moeten worden, verder gezet moeten worden, méér gedaan moeten worden, of minder gedaan moeten worden. Dezelfde vragen als bovenstaand zijn relevant.

Interpersoonlijk (30-60')

Voorzie papier of post-its. Schrijf voor elkaar een punt van appreciatie en een werkpunt.

Formuleer het werkpunt op een manier dat de andere er mee aan de slag kan en vel geen oordeel. Wissel deze uit. Afhankelijk van de groep kan dit gewoon doorgeven, 1-op-1 of in groep.

Eindig met een Check-Out (2-3 minuten per persoon). Zeker na een interpersoonlijk moment is het heel belangrijk om aan te voelen hoe iedereen zit. Als er een goede check-in gebeurt is, geeft dit iedereen de kans om extra toelichting te geven.