Onkosten registreren

Hoe kan ik als vrijwilliger mijn onkosten recupereren? Wat zijn de afspraken?

Om je onkosten als vrijwilliger te recupereren gebruiken we Zoho Expense. Hoe je je onkosten registreert kan je hier lezen.

Algemene principes

Vrijwilligers die onkosten maken voor Act4Change worden in principe vergoed voor deze kosten. Kosten van meer dan 250 euro dienen op voorhand aan de penningmeester ter goedkeuring te worden voorgelegd, die schriftelijk akkoord zal geven.

Onkostennota’s worden geacht binnen de twee maand na uitgave ingediend te worden. Kosten die meer dan 1 maand na afsluiting van het boekjaar ingediend worden, worden in regel niet meer terugbetaald. Onkosten dienen steeds bewezen te worden (bijvoorbeeld door een factuur, rekening of treinticket).

Vrijwilligers maken ofwel gebruik van Zoho expenses voor kosten die ze zelf voorgeschoten hebben, of ze laten een factuur (bijvoorbeeld van een cateraar of locatie) bezorgen aan de penningmeester (bij voorkeur via mail: [email protected]).

De facturatiegegevens van Act4Change zijn:

Act4Change vzw Kleemburg 57 9050 Gentbrugge

Verplaatsingskosten

  • Trein en ander openbaar vervoer worden terugbetaald op basis van de kostprijs van de goedkoopste optie.

  • Voor reizen tot 500 km en tot 8 uur reistijd met de trein worden geen vliegtuigreizen terugbetaald. Voor reizen van meer dan 500 km of meer dan 8 uur reistijd met de trein, worden vliegtuigtickets economy class terugbetaald op voorwaarde dat de terugbetaling op voorhand door de raad van bestuur is goedgekeurd. Uitzonderingen worden vooraf aangevraagd bij de raad van bestuur.

  • Taxikosten en kosten voor autodelen kunnen terugbetaald worden als er geen geschikt openbaar vervoer beschikbaar is.

  • Indien voor deelnemers reiskosten worden terugbetaald, gelden de criteria die door de externe financier hiervoor opgesteld zijn indien deze strenger zijn dan de interne regels. Een aanwezigheid bij minstens 75% van de activiteit is steeds een voorwaarde voor terugbetaling, behalve indien op voorhand anders beslist door de raad van bestuur.

Voeding

Voor vergaderingen en ontmoetingen wordt kosten voor eten terugbetaald op basis van redelijkheid. Op activiteiten willen we onze voeding zo duurzaam mogelijk. Enkel veganistisch eten wordt terugbetaald. We streven er dan ook naar om biologische, seizoensgebonden en lokale producten aan te kopen.

Communicatiekosten

Telefoonkosten of andere communicatiekosten gemaakt voor Act4Change worden terugbetaald..